严格质量记录控制 全面提升设计质量

李步月
南京军区建筑设计院

文章摘要:贯标工作是质量管理体系运行过程中提升设计质量和内部管理水平的重要手段，本文着重从质量管理体系运行过程中的质量记录控制阐述如何全面提升设计质量。
文章主题:质量记录 控制 措施 设计质量

文章内容：《工程设计与研究)2005.4质量管理0严格质量记录控制全面提升设计质量南京军区建筑设计院李步月摘要贯标工作是质量管理体系运行过程中提升设计质量和内部管理水平的重要手段,本文着重从质量管理体系运行过程中的质量记录控制阐述如何全面提升设计质量.关键词质量记录控制措施设计质量贯标工作是提升设计质量和内部管理水平的重要手段,也是提高市场竞争力的需要.我院通过/19001—2000标准认证已近两年,本人作为我院管理者代表参加了贯标工作的筹划,培训,文件编写,内审,管理评审,外部审核等过程,对贯彻9001标准有了较全面的理解.贯标工作更加强化了满足顾客要求和以人为本的理念,使设计管理工作程序化,制度化,规范化,做到了有序可循,有据可查,目标明确,责任到人,促进了设计质量的提高.贯标是程序的运行,过程的控制,而质量记录控制又是质量管理体系运行的关键程序.质量管理体系运行的效果如何最终反映在质量记录控制上,体现在设计产品质量上,表现在顾客满意程度上.要做好质量记录首先要从思想上提高认识,从组织和制度上落实.现就我院质量管理体系运行过程中的质量记录控制的做法谈几点粗浅体会.1领导重视,制定措施,重点抓质量记录制度的落实质量记录是为可追溯性提供客观证据的特别类型文件,通过认真,详细,准确的质量记录而形成的完整资料是单位的重要资源.质量记录在实行全面质量管理时我们一直坚持按要求做,实行贯标后,质量记录要求更加全面,规范,科学和完整,具有可追溯性.其中部分录的要求是全新的,必须学习掌握运用;过去已有的,贯标只是在记录的形式,内容和方法上进行必要的修改,调整和补充.但在贯标工作初始阶段,由于对质量记录认识模糊,重视不够,加之理解不深,方法不熟悉,存在以下问题:(1)该记的未记.质量管理体系文件对应记的内容有明确规定,但由于对文件理解不深,并受原做法的影响,一下难以适应,不知道哪些必须要记,以致于很多该记的内容未留下书面依据.(2)记录不及时.记录必须及时,否则起不到控制及依据作用,但由于重视不够,事后补记的现象较多,造成记录不完整,影响可追溯性.(3)记录不规范.记录必须清楚,详细,完整,规范,但在质量管理体系运行初期,由于不熟悉,不知如何填写表格,加之有些同志思想不重视,敷衍了事走过场.(4)弄虚作假,变为两张皮.有些同志平时不认真记录,到了归档,内审或接收外部审核时,就突击补填表格,应付检查,有些工程仅由个别人填表格,大多数人未介入.看夹记录齐全,但问题很多,前后矛盾,经不起询问和检查.(5)对质量记录管理不善.填好的表格到处乱扔乱丢,到归档时找不到,影响按期归档.填好的表格被污染,不整洁,甚至字迹看不清,直接影响到内容的识别和归档资料的质量.针对以上问题,我们采取了以下措施:(1)领导抓,抓领导.领导重视与否,是质量记录控制乃至质量管理体系运行成败的关键.针对存在的问题,高层管理者非常重视,多次召开专题会研究纠正措施.强调定下来的事就必须做,要做的事就必须做好.同时抓各级领导,层层把关,形成督促,检查,落实一条线.遇到问题,领导亲自了解情况,检查纠正,切实把工作抓扎实.(2)抓骨干的培训.做好质量记录首先要明确哪些该记,哪些可不记,并掌握如何记以及如何记好的方法.为此,我院对设计室领导和设计负责人进行培训,让他们熟悉填表的方法和要求,掌握填表的技巧,提高填表的准确性,完整性,规范性和及时性.并增强他们的责任意识和协调能力.再通过他们使全?59?《工程设计与研究))2005?4质量管理.体设计人员得到提高,适应了质量管理体系的需要.(3)不断总结改进.针对设计人员对表格填写过程中提出的问题和意见,总工室和贯标办及时对记录表格进行修改和调整,尽量使记录表格简单明了,便于操作,并将部分比较成熟的表格做成范本,供设计人员填写时借鉴,参考.(4)总工室把关.为了保证质量,记录归档时必须先由总工室进行验收,把关.凡是漏填或填写不符合要求的退回重新填写或补填,并限期归档.对那些记录紊乱又无法补齐的工程,不仅要对当事人进行批评教育,并且规定该项目不得参加设计评优.2持之以恒.全面落实在我们的整个质量管理体系运行中,所有过程都必须认真地记录.如项目策划,设计评审,设计输入,设计输出,不合格品控制,纠正和预防措施等.但有些过程完成后,当事人往往对质量记录不够重视,认为这些过程的记录对质量管理体系运行关系不大.记不记或全不全无所谓.这是一种错误的认识,根据我院实际情况,着重抓好三个过程的质量记录,起到了很好的作用.(1)设计产品要求的评审记录.设计产品要求的评审是合同评审的主要内容,是对顾客需求的识别,包括产品功能,设计质量,工期,服务内容等.通过评审,作出能否满足顾客和法律法规要求的判断,作为是否签订设计合同的依据.因此既要求评审认真,又要求记录及时,完整,真实.我院在实际操作中,不管项目大小,均始终坚持评审,并做好记录,为签订合同起到了依据作用,确保合同履约率100%.(2)设计验证的记录.设计验证就是对设计文件的校对,复核,审查,是设计产品交付前的必经过程,这一点我院一直做得很好.但是对设计验证记录有时重视不够,认为指出的问题纠正了,再写记录没有太大的必要,因此常存在不记或记录不认真的现象,以致于存在的问题是否发现了,指出的问题是否纠正了.没有进行必要的确认,既不利于设计质量的总结提高,也不利于设计责任的界定和分割.因此我院严格规定,设计验证必须有质量记录,认真填写《校对,复核,审查意见单》,凡无校对意见单,室领导不接收复核;无复核意见单,总工室不接收审核.并要求设计人员在记录中逐条答复修改意见,校复审人员要有确认签名.(3)设计变更控制的记录.设计变更是设计产品交付后的重要活动.包括政府主管部门审核引起的变更;顾客调整使用要求引起的变更;技术交底和图纸会审引起的变更;施工过程中发现的由于设计原因造成施工困难和工种矛盾引起的变更;阶段性验收引起的变更等等.过去设计人员到现场处理问题,没有留下处理记录,处理方法也未经评审和验证,既不能确保处理