我厂微机辅助情报信息管理系统的建设

文章内容：993望江科技34我厂微机辅助情报信息管理系统的建设/竺瞬'/(摘要]本文论述了微机辅助情报信息管理的必要性,并群捆地介绍了我厂微机辅助情报信息管理系统的建设和检索功能..关键词:情报信息管理爨据库管理系统计算机应用,-—,,.,,—_一,,,●—,,一1微机辅助情报信息管理的必要性我厂综技处信息室负责全厂情报信息资料的搜集.管理和情报信息服务工作,馆藏资料比较齐全,内容也很丰富.全年订阅及交换的中.外文期刊1500余种,还有若干种不定期的汇编资料和专业会议资料.长期以来,我们根据本厂生产和科研的需要,对各类文献资料进行筛选.分类.编目,罅作题录卡,手工查询检索.但是由于检索途径少,编目.翩卡不规范,导致一些文献无人问津,长期压架.管理人员陷入繁杂的事务处理之中,无力开展更深层次的读者服务工作.充分利用期刊及各类情报信息资料,最大限度地满足读者的需求.历来是我们所追求的目标,然而这一切以手工方式是难以做到的.计算机的广泛应用,为改善这种现状提供了有效的手段.微机辅助情报信息管理,其目的是为了给情报信息管理部门提供一个情报信息的存储.检索.统计和编目的现代化管理工具,减轻管理人员的劳动强度,提高情报信息管理的工作质量,更有效地开发和利用情报信息资料,实现情报信息管理现代化,更好地为企业服务.采用计算机进行情报信息管理具有以下优点:()提高工作效率.一份资料只需输入一次,其它工作如编制卡片.新资料通报和编制各类目录等工作均由计算机自动完成.查询(或奄重).统计等工作效率远远超过手工处理.查询检索情报信息比人工杏询提高速度5倍以上,团此,可使管理人员从繁琐的劳动中解放出来,进行业务再提高,开发情报信息的利用.(2)提高业务管理水平.询.统计已不再是繁琐.费时的艰苦动.计弹机还能够控制及克服文献资料管理各流程中的随意性,使管理工作更加科学化.标准化,规范化,利用各类统计分析的结果可以帮助管理人员进行各种决策.(3)提高服务质量完善的检索功能,能使读者夯询文献更容易,华确,省时,并能提高资料的利用牢.例如,根据读者直接或间接的要求,或根据对统计结果自0分析,编制一些文摘.索弓!之类的欠性文献,来介绍嘻藏资料情况,这项丁作如果由手工完成,其一[作量之大是可以想象''如何使科技情报信息尽快转化为生产乃改进检索方法和硷索条件已势在必行.为此,我厂研制开发了"微机辅助情赧信息话理系绞1.(以]:!衍称"系统)^35我厂微机辅助情报信息管理系统的建设第4期2敌机辅助情报信息管理系统的建设2<>1系统设计思想.--...系统的设计要求是:撬睹的窄存容世犬单和多种检索途径井应彳『翰/,修改.唰除.能..2.2系统功能-系统的功能包含四个都份:1.增加,修改,护..检索速度快,捡准率及检全率高,操作简输出,多方式显示和任选打卞备式等功删除;2.查询统计3.打印;4.维(1)数据增加,修改,删除～数据增加:屏幕首先显示9个自定义功能键,用户可以随意将各个功能键定义为一些常用词组,当按下某功能键时,就相当于键入一段词组,这样就可以加快汉字输入.此外,系统还设置了"带入功能,辨肖_个记录稳入完毕后进入下一个空白记录时,系统自动将刚输完的记录内容携带到耨的记录中..这样,当输入数据的各记录之间有很多相似内容时,仅改动不相同部份就行了,可加快数据录入速度.__.?数据修改,删除:,此功能具有较灵活的修改.入,用户可随意输入需修改字段,系统动判断处理,最终按要求示所有耍修改的记录,任其修改此外,系统还具有较灵活的数据删除功能.-..',(2)查询统计.!..,一小系统由用户组织奁询条件,态询条件可以是所有字段,每个字段都可以使用所有关系符及"包含操作.字段名;与字段之间可以用逻辑符"与"或","非"联系起来,并可使用括号确定优先镊在查询条件的整个组织过程中,只有当屏幕提示应该辅入什么时,才有可能输入什么,任何其他的选择都是无效的.因此,询条件的组织始终处予正确的逻辑控制中.沧索关键字可以是一个整体或一个局部,并且在检索同时进行了统计.系统还设计了多种屏幕显示格式,既可将卡片全内容显示出来,也可只显示一项或几项内容.(3)打印.系统设计了任逑打印格式,既可按卡片标准格式全内容打印,也可只打印一项或几项内容.(4)维护系统的维护包含两个部份:1.记录奄重;2.按期号删过期记录.记录查重:本系统能自动判断处理,并准确快速地将所查询到的信息显示在屏幕上.按期号删过期记录:用户输入过期记求的年限后,本系统就能自动判断处理,并由?用户辨认是否删除,待用户确定后,即将过期记录删除.2.3系统主要特点2.3.1较强的保护功能本系统具有多级保护作用,随时可中断各运行系统,并返回上级菜单,对输入的各种数据自动进行判断,对不符合条件的数据拒绝输入.特别是对数帮库加强了保护,在录人,侈1993年望江科技36改数据时,即使出现断电等其它意外事故,也只破坏当前记录,对整个数据霄系统毫无影响.2.3.2多哗统一论理为适合各类情报信息资料的着录特点和提高数据库的运行效率,更好殳快地为我厂科研,生产和领导决策服务,我们设置了中文科技期刊文摘库,专利文献库摩托车技术参数库,轻微型车技术参数库和企业概况库.中文科技期刊文摘库和专利文献库的着录项,:求格式,标;符号均采用目家标准3739—83《检索期刊条目着录规则》,并结合馆藏资料特点,删除某些条款,制定既适合微机检索又可用于手检的着录细刚.摩托车技术参数库.轻微型车技术参数库和企业概况库的着录项目是根据本厂生产.科研的需要和为领导决策服务的吕的而确定的.本系统将五个数据库有机地结合起来,集中使用,这样既克服了空字段弓;起的磁盘空间的浪费,又保证着录格式的统一性,并且为打印标准卡片和快速检索提供了一个较好的结构模式.实践证明,这一设计取得了较好的实用效果.2.3.3卡片打印功能系统的卡片打印格式完全取决于用户的需要,用户可以自由选择所需要的输出项,既可按卡片标准格式全内容打印,也可只打印一项戏项内容.2.3.4检索功能情报信息检拳是

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